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大型会议注意事项及流程

文章出处:广州金铭家具租赁有限公司人气:-发表时间:2019-12-27 00:00:00【
摘要 : 1、前期的筹备。 2、根据会议层次及预算, 人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。

一、大型会议注意事项及流程

1、前期的筹备。 2、根据会议层次及预算, 人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。3、会议通知一定要落实到人。4、会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开 该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。5、准备会议需要的文件资料。6、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次避免 重复。7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人 员信息表和其他相关辅助文件资料。8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订 顺序。9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等, 并与会前安排妥当。

二、会场的布置及接待。

1、悬挂会场横幅2、主席台的安排(几个人,座次怎样安排,有桌签的需提前摆 放好。主席台有台花的,也需提前购买、布置到位,会议期间注 意喷水保养。)3、会场椅子、凳子是否够用,怎样安排。注意会场卫生、温度、 通风、外部噪声等环境。4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。5、测试话筒、音响、LED 屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、 照相机等设备是否能正常使用6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员 引导。7、举行颁奖仪式的,奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领 奖人员上台路线和现场拍照。8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。9,明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部 特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。10、会议期间应安排人员在会场值班。

三、会议的过程。

1、会议主持人要随时掌握现场进展,必要时予以调整。2、会场服务人员具体要求。(1 着装得体。2 动作要轻、慢、柔、 避免快、重。如女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。 注意礼貌。3、主持人要避免走动(如有特急的事情,可以通过 写纸条的形式来传递)。 会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在 会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 其他注意事项(如安排会议旅游、办理返程车票等)。

四、会议结束后续工作

1、协调延时退房、用餐等问题。2、清理会议现场,检查有无遗留物品、资料等。3、办理会议结算、报销事项。

4、总结、反馈办会经验和不足。 


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